10 лучших систем управления документами для лучшего рабочего процесса

1. Что такое управление документами?
2. Системы управления документами
3. Самые популярные системы управления документами
4. # 1) под открытым небом
5. # 2) LogicalDOC
6. № 3) Офис Фенг
7. # 4) Nuxeo
8. # 5) Дерево знаний
9. # 6) Семенной ДМС
10. # 7) Casebox
11. # 8) Документы MasterControl
12. # 9) М-файлы
13. # 10) Worldox
14. # 11) Докми
15. # 12) Адемеро
16. Заключение

Наиболее часто используемая система управления документами:

В условиях продолжающегося процесса оцифровки люди хотят сократить объем своей бумажной работы и рассчитывают получить доступ к своим важным документам из любого места и в любое время.

Системы управления документами - лучшее решение, которое значительно облегчает эту задачу. Считыватели PDF - лучший пример системы управления документами, с помощью которой вы можете получить доступ к файлу PDF в автономном режиме и сохранить его для просмотра и даже печати и публикации в любое время в любом месте.

Системы управления документами также известны как системы управления контентом и широко рассматриваются как компонент управления корпоративным контентом (ECM). Это связано с управлением записями, рабочими процессами, управлением цифровыми активами и т. Д.

В этом руководстве мы подробно рассмотрим наиболее популярные системы управления документами, которые используются рядом успешных организаций для эффективного управления бумажными документами.

Что такое управление документами?

Управление документами может быть определено как способ, которым организации пользуются для управления и отслеживания электронных документов.

Рекомендации для лучшего понимания управления документами:

• Одновременное, но раздельное редактирование документов, чтобы избежать конфликта перезаписи.
• Откат к последней точной версии документа в случае возникновения ошибки.
• Контроль версий, чтобы различать две разные версии.
• Реконструкция документов.

Сегодня Document Management доступен от небольшого автономного приложения до крупномасштабных корпоративных конфигураций, которые включают в себя стандартные функции заполнения документов.

Эти функции включают в себя:

• Место хранения
• Безопасность и контроль доступа
• Аудит и индексирование
• Классификация, Поиск и поиск
• Интеграция с настольным приложением

Системы управления документами

Системы управления документами - это управление и доступ к документам в электронном виде.

Корпоративные системы управления контентом управляют и контролируют цифровые документы, созданные с использованием Microsoft Office Suite и бухгалтерского программного обеспечения, такого как САПР и т. Д.

Система электронного документооборота должна содержать приведенные ниже компоненты, которые доказали свою эффективность:

• Импорт: открыть новый документ в системе.
• Хранение: для поддержки системных файлов и использования хранилища.
• Идентичность: чтобы получить документы с точностью, назначив индексы.
• Экспорт: для удаления элементов из системы.
• Безопасность: защита паролем определенных файлов для авторизованных пользователей.

Самые популярные системы управления документами

Давайте рассмотрим некоторые из популярных систем управления документами, которые широко используются для сокращения бумажной документации и повышения эффективности работы организации на основе документов.

*************************

*************************

# 1) под открытым небом

Ключевая особенность:

• Это ECM с открытым исходным кодом, который обеспечивает управление документами, совместную работу, управление знаниями и веб-контентом, управление записями и изображениями, репозиторий контента и рабочий процесс.
• Он поддерживает файловую систему общего интерфейса (CIFS), которая обеспечивает совместимость документов с Windows, а также с Unix, такими как операционные системы.
• Alfresco поставляется с поддержкой API и работает как бэкэнд для хранения и извлечения содержимого.
• Простая настройка и контроль версий - лучшие функции Alfresco, но они довольно сложны в использовании

Официальная ссылка: под открытым небом

# 2) LogicalDOC

Ключевая особенность:

• LogicalDOC - это система на основе Java с открытым исходным кодом, доступ к которой может быть получен любым веб-браузером.
• К этой системе можно получить доступ в собственной сети, и она позволяет создавать и управлять любым количеством документов.
• Помогает повысить производительность и сотрудничество системы управления документами.
• Доступен быстрый доступ и легкий поиск содержимого.
• Он использует Java Frameworks, такие как Hibernate, Lucene и Spring, чтобы обеспечить очень гибкое решение для управления документами.
• Поставляется с набором четко определенных API для интеграции со сторонними приложениями.

Официальная ссылка: LogicalDOC

№ 3) Офис Фенг

Ключевая особенность:

• Feng Office - это DMS с открытым исходным кодом с веб-платформой для совместной работы.
• Некоторые полезные функции Feng Office включают в себя отслеживание времени, диаграмму Ганта, управление задачами и управление знаниями.
• Это удобно и позволяет помечать элементы.
• Вы даже можете отслеживать и отправлять контент нескольким пользователям одновременно.
• Единственным недостатком является то, что некоторые его функции оплачиваются только при каждом обновлении.

Официальная ссылка: Фенг Офис

# 4) Nuxeo

Ключевая особенность:

• Nuxeo - это система с открытым исходным кодом, которая управляет потоком контента в течение делового цикла.
• Проверенная система для сокращения затрат времени, необходимого для поиска и поиска контента.
• Предоставляет несколько способов захвата содержимого, включая сканирование изображений.
• Ведение журнала аудита - это одна из полезных функций, которую вы можете использовать для отслеживания контента, а также более простой способ.
• Обслуживает богатый набор API, надежную платформу, простую настройку и сопровождение проектов.
• Но это довольно сложно для начинающих, и некоторые настройки могут также стать сложными.

Официальная ссылка: Nuxeo

# 5) Дерево знаний

Ключевая особенность:

• Система управления документами с открытым исходным кодом, которая позволяет отслеживать, обмениваться и защищать контент.
• Обладают такими функциями, как метаданные, рабочий процесс, хранилище документов с контролем версий и поддержка WebDAV.
• Вы можете получить нужный контент в нужное время.
• Функция быстрого воспроизведения позволяет пользователю создавать и управлять каденциями контента.

Официальная ссылка: KnowledgeTree

# 6) Семенной ДМС

Ключевая особенность:

• Seed DMS является удобной и открытой системой управления документами.
• Эта DMS основана на PHP, MySQL и sqlite3.
• Служил в качестве полностью разработанной корпоративной платформы для отслеживания, доступа, хранения и обмена документами.
• Это можно считать следующей версией LetoDMS и полностью совместима с ней.
• Позволяет редактировать документы, доступные в формате HTML.
• Вы можете подготовить онлайн-презентацию, и это дает возможность совместной работы в режиме реального времени.

Официальная ссылка: Семенной ДМС

# 7) Casebox

Ключевая особенность:

• Casebox - это расширяемый инструмент для расширения возможностей управления контентом, проектами и персоналом.
• Он предназначен для поддержки управления задачами, мониторинга, полнотекстового поиска, устаревших данных и т. Д.
• Кроме того, Casebox поставляется с превосходным механизмом контроля версий и служит условной логикой для поддержки управления записями.
• Casebox поможет вам хранить и блокировать несколько файлов в одном месте с пользовательским контролем.
• Casebox также обеспечивает безопасный хостинг с помощью SSL-шифрования на зашифрованном сервере.
• Виртуальная частная сеть (VPN) может обеспечить безопасность вашего общения.

Официальная ссылка: Casebox

# 8) Документы MasterControl

Ключевая особенность:

• MasterControl Inc. - это коммерческий облачный сервис, который обеспечивает более быструю доставку продукта за счет снижения общих затрат и затрат времени, необходимых для управления документами и контентом.
• Повышает эффективность продукта и безопасно управляет информацией компании.
• Эта система предоставляет такие функции, как контроль документов, управление аудитом, управление качеством и другие процессы регулирования.
• Помимо этого, есть некоторые другие функции, предоставляемые этим инструментом, такие как управление соответствием, совместная работа, контроль доступа, управление печатью, контроль версий, доставка и индексация документов, совместная работа и полнотекстовый поиск.

Официальная ссылка: Главное управление

# 9) М-файлы

Ключевая особенность:

• M-Files помогает безопасно управлять вашей информацией с помощью функции извлечения.
• Эта функция отслеживает ваши документы с каждым небольшим и большим изменением.
• Это полезная, простая в реализации система и надежная система управления документами.
• Он также доступен для Windows и Mac, а также совместим с устройствами Android и iOS.
• М-файлы могут быть легко интегрированы с другими приложениями и позволяют избежать дублирования.

Официальная ссылка: M-Files

# 10) Worldox

Ключевая особенность:

• Worldox - это коммерческая и комплексная система управления документами и электронной почтой.
• Worldox поставляется с функциями индексирования, которые называются «Архивация и хранение», что делает данные доступными мгновенно при необходимости.
• Может быть интегрирован с SharePoint и развернут с Windows, Android, Mac, iOS и Cloud.
• Функции управления документами Worldox включают управление соответствием, контроль доступа, преобразование и индексацию документов, управление электронной почтой, контроль версий и полнотекстовый поиск.

Официальная ссылка: Worldox

# 11) Докми

Ключевая особенность:

• Dokmee - это облачная коммерческая система управления документами с эффективностью и безопасностью ваших документов.
• Dokmee предоставляет несколько рабочих столов, а также веб-конфигурацию, удобный интерфейс, инструменты захвата и редактирования.
• Dokmee поддерживает отличные функции автоматизации с функциями индексации ядра и поиска.
• Включает набор инструментов для визуализации и отслеживания документов для лучшей поддержки.

Официальная ссылка: Dokmee

# 12) Адемеро

Ключевая особенность:

• Поддерживает механизм централизованного управления для хранения ваших документов в одном месте.
• Ваши цифровые документы могут быть организованы быстро с логической экспертизой и доступны как в коммерческих, так и в открытых версиях.
• Отсканированные документы можно преобразовать в PDF с возможностью поиска по словам с помощью функции оптического распознавания символов (OCR).
• Гибкая веб-система сохраняет ваш файл в облаке, но не выполняет автоматическое резервное копирование данных, и данные не могут быть восстановлены.
• Совместим со всеми операционными системами и, следовательно, позволяет осуществлять полнотекстовый поиск и контроль версий.

Официальная ссылка: Ademero

Помимо этих 12 лучших систем управления документами, у нас еще есть несколько, которые можно добавить в приведенный выше список. Я дал краткое введение о них в следующем разделе.

Несколько других:

# 13) eFileCabinet : этот коммерческий инструмент может быть интегрирован со всеми приложениями Microsoft Office. Он доступен с несколькими версиями размещенных и серверных документов.

Его уникальная функция Workflow позволяет вам эффективно планировать свои задачи.

Официальная ссылка: eFileCabinet

# 14) ContractZen : это помогает управлять вашими важными документами со всеми деталями, такими как даты и содержание.

Вы можете подготовить внутренний и внешний аудит, используя свои документы на ContractZen.

Официальная ссылка: ContractZen

# 15) MaxxVault : MaxxVault предоставляет корпоративные системы управления документами (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) и облачные решения для управления документами для управления вашими документами.

Это помогает снизить затраты производительности с полной поддержкой автоматизации.

Официальная ссылка: MaxxVault

# 16) DocsVault : Системы управления документами DocsVault поставляются с наиболее подходящими функциями для управления и отслеживания ваших документов.

Он включает в себя контроль версий, безопасность документов, контрольные журналы и историю, рабочие процессы электронных документов, профилирование и маркировку документов и т. Д.

Официальная ссылка: Docsvault

# 17) eVault : eVault представляет собой веб-систему управления документами. Он обеспечивает управление соответствием, многоуровневое управление иерархией и т. Д.

Как и любая другая система управления документами, eVault также обеспечивает контроль доступа, индексирование документов, контроль версий и т. Д.

Официальная ссылка: EVault

# 18) Catalyst : Catalyst разработал несколько коммерческих продуктов, таких как Catalyst Insights на основе XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track и OnRamp.

Он разработан с поддержкой нескольких языков.

Официальная ссылка: катализатор

# 19) D rupal : Drupal - это система управления контентом с открытым исходным кодом, которая хорошо известна своими функциями, такими как авторинг контента, производительность и безопасность.

Модульность - основной принцип Drupal. Эта система является гибкой, масштабируемой и простой в использовании. Вы можете создать свой собственный интегрированный цифровой каркас с Drupal.

Официальная ссылка: Доктор упал

# 20) Виртуальный офис : Виртуальный офис имеет функцию поиска для поиска любого текста, автора, атрибутов и т. Д.

Это также обеспечивает хорошее управление файлами с безопасным хранилищем. Соответствует бизнес-контексту и быстро находит информацию в нужное время.

Официальная ссылка: Виртуальный офис

# 21) bitfarm-Archiv : bitfarm-Archiv - это система управления документами с открытым исходным кодом и управление корпоративным контентом для архивации, не требующей аудита.

Некоторые важные функции включают в себя автоматическое архивирование нескольких источников документов, полнотекстовый поиск, гибкую настройку и т. Д.

Официальная ссылка: bitfarm-Archiv

Это оно!! Мы закончили с самыми популярными системами управления документами.

Вы можете выбрать один или несколько в соответствии с вашими требованиями и посмотреть, какой из них лучше всего подходит для вашей организации. С использованием этого программного обеспечения общая производительность увеличивается, и это делает задачи намного проще и гибче.

Заключение

Управление документами уменьшает долю усилий и времени, затрачиваемого на управление документами и их содержимым.

Управление документооборотом и отслеживание записей - это утомительная работа для того, кто ее обрабатывает, но упомянутое выше программное обеспечение очень помогает сделать его более гибким за меньшее время.

Системы управления документами собирают и организуют документы в электронные документы для удобного доступа, управления и отслеживания в любое время в соответствии с вашими потребностями. Захват и индексация - это отличные возможности DMS, которые используются для объединения нескольких и более крупных документов одновременно.

Надеюсь, вы бы выбрали один из списка выше!

Похожие

Комментарии