Создание собственной системы управления документами в Office 365

1. Каковы были проблемы с существующей системой управления документами?
2. Каково было решение?
3. Выполнение проекта и результаты
4. Преимущества решения

К нам пришла ведущая глобальная строительная компания, нуждающаяся в новой платформе, которая позволила бы решить проблемы, с которыми они столкнулись в своей существующей системе управления документами. Их решение должно было позволить пользователям из всех географических местоположений в компании, а также внешним пользователям эффективно получать доступ к политикам, процедурам и стандартам для выполнения своих повседневных задач при одновременном соблюдении требований соответствия.

Каковы были проблемы с существующей системой управления документами?

Первоначально компания использовала систему управления документами, которая представляла собой специально разработанное решение на платформе Stellent, которая представляет собой Java-приложение для управления корпоративным контентом.

После того, как организация задействовала Контент и Код, мы определили следующие ключевые проблемы:

• Текущая платформа была ненадежной и регулярно вылетает. Это приводит к тому, что пользователи не могут получить доступ к необходимой им информации.
• Пользователям было очень трудно найти документы, которые они искали, поскольку существующая система не была интуитивно понятной.
• Функция поиска часто выдает слишком много и не имеет значения результатов.

Каково было решение?

Предложенное решение представляло собой новую систему управления документами под названием «Феникс». Новая система была построена на SharePoint Online и Office 365. Поскольку новая система находилась в облаке, это означало, что пользователи могли получать доступ к системе управления документами удаленно и из любого места на любом устройстве.

Phoenix - система управления документами в Office 365

Выполнение проекта и результаты

• Хранение всего в одном месте

Решение Phoenix было внедрено для хранения всех политик, процедур, форм, руководств и стандартов, которые используются строительной компанией в одной центральной области.

Информационная архитектура в настраиваемом решении SharePoint Online позволяет компании приглашать внешних пользователей и предоставлять доступ только к подмножеству документов. Документы автоматически обрезаются по безопасности, и пользователи могут получать доступ только к тем документам, для просмотра которых у них есть разрешения.

• Создание рабочих процессов утверждения

Были утверждены рабочие процессы утверждения. Эти рабочие процессы утверждения затем автоматизировали процесс утверждения документов. Этот процесс гарантирует, что документы находятся в правильном формате и были проверены перед публикацией для более широкой организации, чтобы увидеть.

• Обзор рабочих процессов напоминания

Чтобы гарантировать, что документы обновлялись по мере необходимости, следуя требованиям соответствия, были рассмотрены рабочие процессы напоминания.

Решение предоставляет отчет обо всех документах, хранящихся в Phoenix ежедневно. Этот инструмент отчетности дает владельцам системы управления документами четкий обзор элементов, требующих действий.

Преимущества решения

Phoenix не только предоставляет удобный интерфейс, но и решение, встроенное в Office 365, структурировано таким образом, чтобы пользователю было легко перемещаться и находить то, что он ищет. Этот более эффективный процесс теперь означает, что сотрудники смогли забрать ценное продуктивное время, которого у них не было бы иначе.

Функциональность поиска была значительно улучшена в новой системе. Пользователям предоставляются советы по поиску, которые советуют им, как выполнять поиск более точно. Кроме того, результаты были настроены для определения приоритетов совпадений с определенными метаданными над другими. Например, если запрос соответствует заголовку документа или ссылочному номеру, он будет переведен в верхнюю часть приведенных выше результатов, соответствующих описанию или содержанию в документе. В решение также были включены уточнения, чтобы пользователи могли фильтровать результаты и сужать документы.

Phoenix - расширенные возможности поиска

• Разные способы навигации

В качестве альтернативы, вместо использования поиска пользователи могут переходить на сайты бизнес-единиц, где хранятся документы. Теперь они могут использовать индекс AZ для поиска документов, которые имеют отношение к текущему бизнес-подразделению.

• Полезная информация и ссылки

Домашняя страница Phoenix предоставляет доступ к полезным ссылкам, ключевым контактам и руководствам пользователя. Это гарантирует, что пользователи системы могут обратиться за помощью или получить доступ к дополнительной информации о том, как использовать систему управления документами, если это необходимо.

Использует ли ваша организация устаревшие локальные технологии для управления вашей корпоративной документацией? Связаться с контентом и кодом чтобы узнать, как мы можем помочь вам перейти в облако с Office 365.

Похожие

Комментарии