Что такое Заказ на закупку (Purchase order), кто его придумал и для чего
Опубликовано: 27.04.2018
Благодарим редакцию корпоративной газеты "Зеленая заЩИТа" ЗАО «ГК «Электрощит» – ТМ Самара» за предоставление данного материала.
Все современные крупные предприятия пользуются данным инструментом в работе закупающего подразделения (Schneider Electric, Renault, Coca-Cola и многие другие). Но начнем с определения. Заказ на закупку (Purchase order, или просто РО) – внешний документ компании, который сформирован из утвержденного запроса на закупку (Purchase request - PR) путем назначения поставщика и цены товара или услуги по договору с данным поставщиком. Он является основанием для оприходования и последующей оплаты. Также РО можно рассматривать как соглашение между поставщиком и покупателем.
Заказ поставщику в 1С Управление торговлей 11 по потребностям. Закупки в 1С УТ 11
Мнение о том, что РО отяжелило наш процесс закупок и усложнило жизнь сотрудников, ошибочно. На самом деле с внедрением РО количество подписей осталось на том же уровне (при создании рапорта убрали этапы одобрения руководителя и Службы безопасности, что компенсировало 2 этапа согласования РО в системе). Скорость оформления закупок увеличилась благодаря тому, что решение на закупку принимают напрямую сотрудники-исполнители (без участия топ-менеджеров компании). Кроме того, сокращение «бумажной волокиты» способствует экономии времени пользователей и эффективному его использованию.
РО помогает предприятию иметь полную прозрачную картинку по всем видам закупок и лучше планировать будущие поставки, складские остатки и оплату, так как все закупки проходят через электронный документооборот.
Все преимущества использования данного инструмента перечислить невозможно, назовем основные: ускорение оформления прихода на склад, автоматическое формирование реестра на оплату, лучшее планирование будущих расходов, прозрачность закупок, снижение рисков, возможность отслеживания инициатором этапа согласования, на котором находится его запрос.