Правила выбора конференц-зала для проведения делового семинара

Опубликовано: 27.09.2018

Уровень проведения семинара зависит не только от качества предоставляемого материала, но и от конференц-зала, который арендован для этого.Поэтому очень важно щепетильно отнестиськ вопросу выбора зала для проведения семинара. Итак, как правильно выбрать конференц-зал. Для этого стоит учитывать следующие факторы: вместительность помещения, уровень технического оснащения, месторасположение зала и дополнительный сервис. Остановится на каждом из этихфакторов подробнее.

Организация деловых мероприятий | zavento.com

Этот фактор зависит от того, на какое число посетителей рассчитывают сами организаторы.Исходя из предполагаемой численности, выбирают помещение. Различают маленькие конференц-залы, которые рассчитаны вместить от десяти до тридцати людей и большие залы, которые предназначены для размещения людей численностью от ста и выше.Существуют средние по размеру залы, которые пользуются наибольшей популярностью среди организаторов семинаров.

Почему этот фактор играет такую важную роль при выборе? Во-первых, от него зависит комфортность не только присутствующих, но и выступающих людей.Если зал окажется маленьким, то людям будет душно, особенно в летнее время. Большой зал может привести к проблеме с оплатой его аренды, т.е он не окупит себя в финансовом плане. Во-вторых, если выбрать зал, который будет не соответствовать заявленной численности участников, тоэто приведет к проблеме посадочных мест. Когда начнется конференция, организаторам придется искать дополнительные места для гостей, а это означает, что выступающий будет отвлекать на шум в зале, а сами гости смогут не все услышать.

Поэтому, осуществляя поиск конференц-зала, стоит обратить внимание на количество людей, которое способен он вместить и арендовать оптимальный по размерам зал.

Техническое оснащение

Техническое оснащение конференц-зала это оборудование, которое позволяет создать комфортные условия для пребывания в нем людей. К нему относится:

-освещение, которое позволяет участникам находитьсяв хорошо освещенном помещении, если нет окон или на улице вечер;

- кондиционер, создает комфортные условия пребывания участников семинара в жаркие или морозные дни;

- мини-трибуна имикрофоны с возможностью их перемещения по залу (когда зал достаточно большой и человек без микрофона буде не слышим) позволяют лучше услышать выступающего или задать участникам интересующие вопросы, не напрягая голоса;

- мониторы, аудио и видеоаппаратура, усилители и другая аппаратурапозволяет сделать доклад выступающего интересней,демонстрируя материал ввиде фотографий, схем, рисунков ивидео.

И если аренда зала в Москве , оборудованного современными техническими средствами, не представляет сложностей, то в провинциальных городах России с поиском подходящего зала могут возникнуть проблемы.

Место расположение конференц-зала

Этот фактор играет важную роль, особенно если ожидается много приезжих гостей.Если семинар проходит без приглашенных гостей из других городов, а участники являются жителями данного города, то достаточно поискать зал, который будет максимально удобным в вопросевозможности до него добраться. Например, он может находиться недалеко от станций метро или автобусных остановок.Идеальным вариантом размещения помещения для семинара считается центр города, независимо от того это областной или районный центр.

Если же на семинаре будут присутствовать гости из других городов, то лучшим вариантом принято считать зал, который размещен в гостинице, в которой остановили участники.Это позволяет гостям не тратить время на дорогу, особенно если город незнакомый.Для местных участников семинара можно организовать транспорт до выбранной гостиницы.Стоит отметить, что сегодня многие организаторы семинаров выбирают конференц-залы в гостиницах, которые размещены за пределами города в живописных районах. Это позволяет создать комфортные условия для всех участников семинара и насладиться красотой природы.

Дополнительный сервис

К дополнительному сервису относят возможность перекусить во время семинара, отдохнуть, пообщаться за чашечкойкофе и т. д.Если конференц-зал выбран в гостинице, то дополнительный сервис будет организован (по заказу организаторов) в соседней комнате.Участникам предоставляют кофе, чай, вода и другие напитки. Во время перекуса подают бутерброды, тарталетки и другие блюда, которые позволяют утолить голод. В это время гости могут пообщаться и обсудитьтему семинара.

Если конференц-зал расположен в городе, то для кофе-брейка или перекуса стоит выбрать кафе или бар находящийся рядом, где организуют кофе и легкие закуски. Если в округе нет подходящего кафе, а выбранный зал идеально подходит для проведения мероприятия, то организовать кофе-брейк поможет любое кафе города,в самом конференц-зале.

Удачное расположение конференц-зала, высокий уровень технического оснащения и наличия дополнительного сервиса окажет положительное впечатления на гостей и сделает семинар комфортным, а главное интересным для участников.

Интернет-издание "Выбор мой"